ΠΩΣ ΔΟΥΛΕΥΟΥΜΕ ΣΤΗ LIFEHACKER
Τρόπος Συνεργασίας
Ο δικός μας τρόπος για γρήγορη και αποτελεσματική ανάπτυξη έργων
Γιατί δεν πρέπει να βασιστείτε στα email;
Η Λύση των Ιαπώνων
Ένα σύστημα kanban online
Ακολουθήστε το δικό μας τρόπο!
ΤΟ ΠΡΟΒΛΗΜΑ
Πολλές επιχειρήσεις βρίσκουν φιλικά τα email και τα χρησιμοποιούν σε κάθε είδους επικοινωνία, ακόμη και στο πλαίσιο συνεργασίας για την υλοποίηση ενός έργου.
Όμως, το να βαράτε τις βίδες με το σφυρί, επειδή αυτό είναι το μόνο εργαλείο που γνωρίζετε, αποτελεί επίπονη, δαπανηρή και μη λειτουργική λύση…
Γιατί όχι με email;
Το email δεν αποτελεί το ενδεδειγμένο μέσο συνεργασίας στο πλαίσιο ενός project.
Δεν έχει φτιαχτεί καν για τον συγκεκριμένο σκοπό.
- Το email αποτελεί μέσο άμεσης επικοινωνίας 1 – 1.
- Τα αρχεία και οι εργασίες δεν είναι δυνατόν να οργανωθούν και βρίσκονται διάσπαρτα σε διάφορα email.
- Τα email κάποιες φορές δεν παραλαμβάνονται (π.χ. spam), με συνέπεια να μην γνωρίζετε εάν ο παραλήπτης τα έλαβε.
- Εάν χρειαστεί να προσθέσετε έναν νέο συνεργάτη στην ομάδα σας, θα πρέπει να του κοινοποιήσετε όλα(!) τα προγενέστερα email για να έχει μία πλήρη και ξεκάθαρη εικόνα του έργου.
- Στα email δεν εμφανίζονται πουθενά οι έννοιες της «εξέλιξης» και του «χρονοδιαγράμματος», αφού είναι ουσιαστικά εργαλεία στατικής επικοινωνίας.
Συνέπεια;
Έλλειψη οργάνωσης, εκνευρισμοί και παρεξηγήσεις με κύριο επακόλουθο τις σημαντικές καθυστερήσεις στο έργο.
ΚΑΝΒΑΝ 日本 Η ΛΥΣΗ ΤΩΝ ΙΑΠΩΝΩΝ
Η Χώρα του Ανατέλλοντος Ηλίου, γνωστή για τις πρωτοποριακές της μεθόδους στην ανάπτυξη έργων, δίνει μία λύση που προσφέρει ταχύτητα και ευελιξία στη συνεργασία στο πλαίσιο ενός έργου. Είναι η μεθοδολογία εξέλιξης έργων Agile Management. Η πιο φιλική οπτική αναπαράσταση της μεθοδολογίας εξέλιξης Agile είναι οι Πίνακες Kanban.
Το καλύτερο digital εργαλείο kanban είναι το Trellο, μία πλατφόρμα σχεδιασμένη στη φιλοσοφία των πινάκων KANBAN σύμφωνα με τους οποίους κάθε εργασία οργανώνεται σε 1 από 3 βασικές καταστάσεις:
TO DO
Αρχικά συγκεντρώνουμε όλες τις εργασίες που πρόκειται να γίνουν σε αυτό τον πίνακα. Στην πορεία μπορούμε να προσθέτουμε και άλλες εργασίες.
IN PROGRESS
Εργασίες που αυτή τη στιγμή βρίσκονται σε εξέλιξη. Εδώ γνωστοποιούμε τι συμβαίνει σε κάθε εργασία (χρόνος εξέλιξης, προβλήματα, πιθανή μεταχρονολόγηση της εργασίας κ.ά.).
DONE
Εργασίες που ολοκληρώθηκαν. Έτσι γνωρίζουμε με μια ματιά τι έχει ολοκληρωθεί μέχρι σήμερα.
Το Trello είναι μια πλατφόρμα συνεργασίας όπου κάθε εργασία έχει τον δικό της χώρο και χρόνο. Μπορούμε να δημιουργούμε λίστες εργασιών με κάρτες. Κάθε κάρτα μπορεί να περιέχει σημειώσεις, χρονοδιαγράμματα και συνδεδεμένα αρχεία. Μπορούμε, επίσης, να αρχειοθετούμε ή να σβήνουμε τα αρχεία αυτά ή ακόμη να καλούμε άλλους χρήστες και να τους εντάσσουμε στην ομάδα μας με μία απλή πρόσκληση (invitation) στο email τους.
Μάλιστα, κάθε φορά που ανεβάζουμε ένα αρχείο ή πραγματοποιούμε κάποια αλλαγή, το σύστημα μας στέλνει ενημέρωση στο email μας!
ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤA
- Ενοποιημένο περιβάλλον. Τα έχεις όλα μαζεμένα, δεν τα ψάχνεις σε χαμένα email ή τοπικούς φακέλους (στους οποίους πρακτικά δεν μπορούν να έχουν όλοι πρόσβαση!).
- Περιοχή μελών. Εάν θέλουμε να μπει κάποιος στην ομάδα μας, τον καλούμε και αποκτά πλήρη πρόσβαση σε όσα έχουμε υλοποιήσει μέχρι τη στιγμή εκείνη. Δεν χρειάζεται να του στείλουμε όλο τον σωρό με τα μέχρι τότε email, με τον κίνδυνο πάντα να παραλείψουμε κάποιο.
- Κοινοποίηση και εύκολο ανέβασμα. Ό,τι ανεβάζεις εμφανίζεται αμέσως σε όλους. Δεν χρειάζεται να ψάχνεσαι, ούτε να σκέφτεσαι αν το έστειλες στον ένα ή στον άλλο συνεργάτη ή ξέχασες να το κοινοποιήσεις.
- Visual περιβάλλον. Είναι πολύ εύκολο στη χρήση, γιατί λειτουργεί με πίνακες (boards), λίστες (lists) και κάρτες (cards), όπου μπορείς με drag n’drop να μεταφέρεις κατευθείαν ένα αρχείο από την επιφάνεια εργασίας σου στον πίνακα του Trello (board).
ΤΙ ΚΕΡΔΙΖΕΤΕ!
Και το πιο βασικό από όλα. Το Trello πραγματικά είναι πανεύκολο.
Με τη βοήθεια του trello σε λιγότερο από 1 ώρα θα έχετε κατορθώσει (μόνοι ή με παρεά!)
να ολοκληρώσετε το 90% των εργασιών οργάνωσης έργου!
ΕΥΚΟΛΙΑ
Πολύ γρήγορο στην εκμάθηση, ακόμη και αν δεν γνωρίζετε πληκτρολόγηση!
ΧΩΡΙΣ ΚΟΣΤΟΣ
Δεν επιβαρύνεστε με κόστη εκπαίδευσης ή συντήρησης εφ'όρου ζωής.
ΟΡΓΑΝΩΣΗ
Όλο το υλικό σας είναι συγκεντρωμένο, τακτοποιημένο και ασφαλισμένο στο cloud!
ΕΠΙΒΛΕΨΗ
Ορίζουμε μαζί τα χρονοδιαγράμματα. Eπιβλέπετε και παρεμβαίνετε μεθοδικά στην εξέλιξη του έργου.
